Data policy

Beratung, Training und Coaching von willms.partner zielt darauf ab, die Entwicklung von Personen, Teams und Organisationen zu unterstützen. Wir gestalten Lernen und Wachstum.

In keinem Fall veräußern wir Daten. Informationen, die uns im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung bekannt werden, behandeln wir streng vertraulich. Der sorgsame, transparente Umgang mit Daten im Rahmen von elektronischen Medien hat für uns einen hohen Stellenwert.

Diese Datenschutzerklärung informiert über Art, Umfang und Zweck der von uns erhobenen, genutzten und verarbeiteten personenbezogenen Daten. Wir informieren über die Ihnen zustehenden Rechte und erklären unsere Konformität mit der Europäischen Datenschutzverordnung.

Die Datenschutzerklärung umfasst folgende Bereiche:

1. Für wen diese Datenschutzerklärung ist.

2. Ihre Rechte gegenüber willms.partner bezüglich Ihrer Daten.

3. Datenschutz im Zusammenhang mit Beratungsdienstleistungen, Coaching und Trainings.

4. Datenschutz im Rahmen der Nutzung der Internetseite www.willmspartner.de

5. Datenschutz im Rahmen von Kontaktmöglichkeiten, Registrierung oder Buchung einer Veranstaltung über die Webseite www.willmspartner.de

6. Datenschutz im Rahmen eines Abonnements unseres Newsletters

7. Datenschutzhinweis für Online-Meetings und Webinare mit der Platform „Zoom“

Diese Datenschutzerklärung schafft Transparenz, wie wir personenbezogene Daten verwenden. Wir informieren unsere Kunden und Nutzer unserer Services über unsere Wege der Datenverarbeitung und ihre Rechte uns gegenüber.

Auf der Internetseite von willms.partner werden Leistungen beworben, die auch durch ein Netzwerk selbstständiger Beraterinnen und Beratern erbracht werden können. Auch bei der Beteiligung verschiedener Personen im Beratungsprozess ist die folgende Datenschutzerklärung maßgeblich. Im Falle von Fragen und Schwierigkeiten wenden Sie sich bitte direkt an Johannes Willms.

Johannes Willms

Wilhelm Busch Straße 19

37083 Göttingen

Deutschland

Tel.: 0551/7974741

E-Mail: mail(at)willmspartner.de

Website: www.willmspartner.de

Die Europäischen Union sichert für ihre Bürgerinnen und Bürger umfangreiche Rechte im Umgang mit ihren Daten. willms.partner erkennt diese Rechte vollumfänglich an und hegt keinerlei Absicht, personenbezogene Daten zum eigenen Vorteil an Dritte weiterzugeben.

Wenn Sie im Kontakt mit willms.partner stehen oder standen, haben Sie das Recht von uns Auskunft darüber zu erhalten, ob und welche Daten wir von Ihnen verarbeiten. Sie haben das Recht, die Daten übermittelt zu bekommen, eine Verarbeitung einzuschränken oder einer Verarbeitung zu widersprechen. Sie können bestehende Daten korrigieren oder die Löschung beantragen. Haben Sie einer Verarbeitung von Daten zugestimmt, können Sie jederzeit diese Zustimmung zurückziehen. Damit können Sie auch jederzeit einer Kontaktaufnahme unserseits widersprechen.

Die benannten Rechte finden eine Einschränkung, wo wir wiederum durch gesetzliche Vorschriften verpflichtet sind, personenbezogene Daten zu verarbeiten. Im Rahmen von Steuervorschriften sind wir z.B. verpflichtet, unsere Vertragspartner zu nennen, wenn wir wirtschaftlich tätig werden. Im Rahmen von vertraglichen Regelungen ist es notwendig, dass wir personenbezogene Daten verarbeiten. Widerspricht die betroffene Person einer Verarbeitung der notwendigen Daten, kann kein Vertrag abgeschlossen werden.

Die Daten, die im Rahmen vereinbarter Beratungsdienstleistungen wie Coaching, Training oder Projekten im Rahmen der Organisationsentwicklung erhoben werden, werden vertraulich behandelt. Eine Weitergabe an dritte Personen findet nicht statt.

Werden im Rahmen einer Dienstleistung Daten über einen Drittanbieter erhoben, zum Beispiel bei der Erstellung von Online-Befragungen, sind die dort gültigen Datenschutzbestimmungen für diesen Teil des Projektes maßgebend.

Datenschutzrichtlinien unserer Partner finden Sie hier:

Datenschutzbestimmung von Leadership Circle. 360 Grad Feedback. Führungsassessments. LINK

Datenschutzbestimmung von Lama Poll. Befragungsinstrument. LINK

Eine Nutzung der Internetseiten von willms.partner ist grundsätzlich ohne jede Angabe personenbezogener Daten möglich. Wir verzichten weitgehend auf Internetservices von Drittanbietern, sogenannte soziale Medien, Webtrackingdienste für Marketingverfahren, externe Bezahldienste oder ähnliches. In keinem Fall nutzen wir Ihre Daten für den Verkauf an Dritte.

Der folgende Abschnitt klärt darüber auf, welche anonymen Datenpunkte bei der Nutzung der Internetseite entstehen und wie diese verarbeitet werden. Darüber hinaus erklären wir unseren Umgang mit den persönlichen Daten, die Sie im Rahmen einer Registrierung, bei Nutzung des Kontaktformulars oder der Anmeldung zu einer Veranstaltung erfassen lassen.

Bitte beachten Sie: Auch wenn wir technische und organisatorische Maßnahmen umsetzen, um einen möglichst lückenlosen Schutz der über diese Internetseite verarbeiteten personenbezogenen Daten sicherzustellen, können internetbasierte Datenübertragungen grundsätzlich Sicherheitslücken aufweisen, sodass ein absoluter Schutz nicht gewährleistet werden kann. Sie können uns jederzeit per Telefon Ihre Daten mitteilen. Wir freuen uns über ein persönliches Gespräch.

Erfassung von allgemeinen Daten und Informationen

Die Internetseite von willms.partner erfasst mit jedem Aufruf der Internetseite durch eine betroffene Person oder ein automatisiertes System eine Reihe von allgemeinen Daten und Informationen. Diese allgemeinen Daten und Informationen werden in den Logfiles des Servers durch unseren Provider gespeichert. Die anonymen Daten der Server-Logfiles werden getrennt von allen durch eine betroffene Person angegebenen personenbezogenen Daten gespeichert.

Erfasst werden können die (1) verwendeten Browsertypen und Versionen, (2) das vom zugreifenden System verwendete Betriebssystem, (3) die Internetseite, von welcher ein zugreifendes System auf unsere Internetseite gelangt (sogenannte Referrer), (4) die Unterwebseiten, welche über ein zugreifendes System auf unserer Internetseite angesteuert werden, (5) das Datum und die Uhrzeit eines Zugriffs auf die Internetseite, (6) eine Internet-Protokoll-Adresse (IP-Adresse), (7) der Internet-Service-Provider des zugreifenden Systems und (8) sonstige ähnliche Daten und Informationen, die der Gefahrenabwehr im Falle von Angriffen auf unsere informationstechnologischen Systeme dienen.

Bei der Nutzung dieser allgemeinen Daten und Informationen zieht willms.partner keine Rückschlüsse auf die betroffene Person. Diese Informationen werden vielmehr benötigt, um (1) die Inhalte unserer Internetseite korrekt auszuliefern, (2) die Inhalte unserer Internetseite für diese zu optimieren, (3) die dauerhafte Funktionsfähigkeit unserer informationstechnologischen Systeme und der Technik unserer Internetseite zu gewährleisten sowie (4) um Strafverfolgungsbehörden im Falle eines Cyberangriffes die zur Strafverfolgung notwendigen Informationen bereitzustellen. Neben diesen technischen Aspekten wird die anonyme Statistik ausgewertet, um zu überprüfen, welche Unterseiten der Webseite genutzt werden. Es findet dabei jedoch keine Verknüpfung der Information statt, welche Webseiten ein Besucher genutzt hat und den persönlichen Daten, die ein Nutzer bei einer Anmeldung hinterlassen hat.

Cookies

Die Internetseiten www.willmspartner.de verwenden Cookies. Cookies sind Textdateien, welche über einen Internetbrowser auf einem Computersystem abgelegt und gespeichert werden. Zahlreiche Internetseiten und Server verwenden Cookies. Viele Cookies enthalten eine sogenannte Cookie-ID. Eine Cookie-ID ist eine eindeutige Kennung des Cookies. Sie besteht aus einer Zeichenfolge, durch welche Internetseiten und Server dem konkreten Internetbrowser zugeordnet werden können, in dem das Cookie gespeichert wurde. Dies ermöglicht es den besuchten Internetseiten und Servern, den individuellen Browser der betroffenen Person von anderen Internetbrowsern, die andere Cookies enthalten, zu unterscheiden. Ein bestimmter Internetbrowser kann über die eindeutige Cookie-ID wiedererkannt und identifiziert werden. Durch den Einsatz von Cookies können wir den Nutzern dieser Internetseite nutzerfreundlichere Services bereitstellen, die ohne die Cookie-Setzung nicht möglich wären. Mittels eines Cookies können die Informationen und Angebote auf unserer Internetseite im Sinne des Benutzers optimiert werden. Cookies ermöglichen uns, wie bereits erwähnt, die Benutzer unserer Internetseite wiederzuerkennen. Zweck dieser Wiedererkennung ist es, den Nutzern die Verwendung unserer Internetseite zu erleichtern. Der Benutzer einer Internetseite, die Cookies verwendet, muss beispielsweise nicht bei jedem Besuch der Internetseite erneut seine Zugangsdaten eingeben, weil dies von der Internetseite und dem auf dem Computersystem des Benutzers abgelegten Cookie übernommen wird. Ein weiteres Beispiel ist das Cookie eines Warenkorbes im Online-Shop. Der Online-Shop merkt sich die Artikel, die ein Kunde in den virtuellen Warenkorb gelegt hat, über ein Cookie. Die betroffene Person kann die Setzung von Cookies durch unsere Internetseite jederzeit mittels einer entsprechenden Einstellung des genutzten Internetbrowsers verhindern und damit der Setzung von Cookies dauerhaft widersprechen. Ferner können bereits gesetzte Cookies jederzeit über einen Internetbrowser oder andere Softwareprogramme gelöscht werden. Dies ist in allen gängigen Internetbrowsern möglich. Deaktiviert die betroffene Person die Setzung von Cookies in dem genutzten Internetbrowser, sind unter Umständen nicht alle Funktionen unserer Internetseite vollumfänglich nutzbar.

Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Videos über die Plattform YouTube

Immer wenn Sie auf unserer Webseite eine Unterseite mit einem Video besuchen, ist dieser Abschnitt für Sie relevant, da wir Videos auch über die Plattform YouTube in unsere Webseite integrieren. YouTube ist ein Internet-Videoportal, das Video-Publishern das kostenlose Einstellen von Videoclips und anderen Nutzern die ebenfalls kostenfreie Betrachtung, Bewertung und Kommentierung dieser ermöglicht.

Betreibergesellschaft von YouTube ist die YouTube, LLC, 901 Cherry Ave., San Bruno, CA 94066, USA. Die YouTube, LLC ist einer Tochtergesellschaft der Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA.

Durch jeden Aufruf einer der Einzelseiten dieser Internetseite, die durch den für die Verarbeitung Verantwortlichen betrieben wird und auf welcher eine YouTube-Komponente (YouTube-Video) integriert wurde, wird der Internetbrowser auf dem informationstechnologischen System der betroffenen Person automatisch durch die jeweilige YouTube-Komponente veranlasst, eine Darstellung der entsprechenden YouTube-Komponente von YouTube herunterzuladen. Weitere Informationen zu YouTube können unter https://www.youtube.com/yt/about/de/ abgerufen werden. Im Rahmen dieses technischen Verfahrens erhalten YouTube und Google Kenntnis darüber, welche konkrete Unterseite unserer Internetseite durch die betroffene Person besucht wird.

Sofern die betroffene Person gleichzeitig bei YouTube eingeloggt ist, erkennt YouTube mit dem Aufruf einer Unterseite, die ein YouTube-Video enthält, welche konkrete Unterseite unserer Internetseite die betroffene Person besucht. Diese Informationen werden durch YouTube und Google gesammelt und dem jeweiligen YouTube-Account der betroffenen Person zugeordnet.

YouTube und Google erhalten über die YouTube-Komponente immer dann eine Information darüber, dass die betroffene Person unsere Internetseite besucht hat, wenn die betroffene Person zum Zeitpunkt des Aufrufs unserer Internetseite gleichzeitig bei YouTube eingeloggt ist; dies findet unabhängig davon statt, ob die betroffene Person ein YouTube-Video anklickt oder nicht. Ist eine derartige Übermittlung dieser Informationen an YouTube und Google von der betroffenen Person nicht gewollt, kann diese die Übermittlung dadurch verhindern, dass sie sich vor einem Aufruf unserer Internetseite aus ihrem YouTube-Account ausloggt.

Die von YouTube veröffentlichten Datenschutzbestimmungen, die unter https://www.google.de/intl/de/policies/privacy/ abrufbar sind, geben Aufschluss über die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung personenbezogener Daten durch YouTube und Google.

Datenschutzbestimmungen zu Einsatz und Verwendung von Videos über die Plattform Vimeo

Der Großteil unserer eigenen Videos wird über die Platform Vimeo in die Webseite www.willmspartner.de eingebunden. Hier findet kein Tracking durch YouTube oder Google statt.

Die Webseite www.willmspartner.de erlaubt an verschiedenen Stellen die direkte Kontaktaufnahme mit willms.partner, die Registrierung zum Erhalt vertiefender Inhalte oder die Anmeldung zu einer angebotenen Veranstaltung. Diese Services benötigen die Eingabe von Daten, die sich durch die jeweilige Eingabemaske erklären. Die einzelnen Services werden im folgenden erläutert.

Kontaktmöglichkeit über die Internetseite 

Die Internetseite von willms.partner enthält Unterseiten, die eine schnelle elektronische Kontaktaufnahme zu uns sowie eine unmittelbare Kommunikation mit uns ermöglichen, was ebenfalls eine allgemeine E-Mail-Adresse umfasst. Sofern eine betroffene Person per E-Mail oder über ein Kontaktformular den Kontakt mit willms.partner aufnimmt, werden die von der betroffenen Person übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Bearbeitung oder der Kontaktaufnahme zur betroffenen Person gespeichert. Wir gehen sorgsam und vertraulich mit Kontaktanfragen um. Es erfolgt keine Weitergabe der personenbezogenen Daten oder Ihres Anliegens an Dritte.

Registrierung auf unserer Internetseite

Als Besucher unserer Webseite haben Sie die Möglichkeit, sich unter Angabe von personenbezogenen Daten zu registrieren. Wenn Sie sich registrieren lassen, haben Sie gegebenenfalls Zugriff auf weitere Inhalte wie Artikel oder Unterlagen. Wir erlauben uns für diesen Fall gegebenenfalls automatisiert E-Mails zu genau dem Inhalt zu schicken, für den Sie sich interessiert haben.  Welche personenbezogenen Daten dabei an uns übermittelt werden, ergibt sich aus der jeweiligen Eingabemaske, die für die Registrierung verwendet wird. Die eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die interne Verwendung erhoben und gespeichert. Ihre Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Sie können dem Versand weiterer Informationen jederzeit widersprechen.

Durch eine Registrierung auf der Internetseite wird neben der Eingabemaske die vom Internet-Service-Provider (ISP) der betroffenen Person vergebene IP-Adresse, das Datum sowie die Uhrzeit der Registrierung gespeichert. Die Speicherung dieser Daten erfolgt vor dem Hintergrund, dass der Missbrauch unserer Dienste verhindert werden kann, und diese Daten im Bedarfsfall ermöglichen, begangene Straftaten aufzuklären. Insofern ist die Speicherung dieser Daten zur Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen erforderlich. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte erfolgt grundsätzlich nicht, sofern keine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe besteht oder die Weitergabe der Strafverfolgung dient.

Den registrierten Benutzern steht die Möglichkeit frei, die bei der Registrierung angegebenen personenbezogenen Daten jederzeit abzuändern oder vollständig aus dem Datenbestand des für die Verarbeitung Verantwortlichen löschen zu lassen. Gerne stehen wir zur Verfügung, wenn Sie Auskunft erbitten, welche personenbezogenen Daten über Sie gespeichert sind. Ferner berichtigen oder löschen wir personenbezogene Daten auf Wunsch oder Hinweis der betroffenen Person, soweit dem keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Anmeldung zu einer Veranstaltung über unsere Internetseite

Bei der Anmeldung zu einer Veranstaltung über unsere Webseite gehen Sie einen rechtsverbindlichen Vertrag mit uns ein. Sie erhalten von uns eine Anmeldebestätigung und eine Rechnung, die in einem ausgewiesenen Zeitraum fällig ist. Ab dem Zeitpunkt, an dem wir das Anmeldeformular erhalten, gelten Sie als zur Veranstaltung angemeldet. Datenschutzrechtlich gelten die gleichen Bestimmungen wie im vorherigen Abschnitt Registrierung beschrieben. Zur Vorbereitung der Veranstaltung erhalten Sie automatisiert von uns Informationen per E-Mail zugeschickt, um einen erfolgreichen Besuch der von Ihnen gebuchten Veranstaltung zu ermöglichen.

Auf der Internetseite wird den Benutzern die Möglichkeit angeboten, den Newsletter von willms.partner zu abonnieren. Welche personenbezogenen Daten bei der Bestellung des Newsletters an den für die Verarbeitung Verantwortlichen übermittelt werden, ergibt sich aus der hierzu verwendeten Eingabemaske.

willms.partner informiert in regelmäßigen Abständen mit einem Newsletter über Angebote und Neuigkeiten zu den Themen, an denen wir arbeiten. Unser Anliegen ist, dass Sie diesen Newsletter mit Gewinn für sich lesen können und wir langfristig in Kontakt bleiben. Für die Anmeldung zum Newsletterversand braucht die betroffenen Person (1) eine gültige E-Mail-Adresse und (2) die Registrierung für den Newsletterversand. An die von einer betroffenen Person erstmalig für den Newsletterversand eingetragene E-Mail-Adresse wird aus rechtlichen Gründen eine Bestätigungsmail im Double-Opt-In-Verfahren versendet. Diese Bestätigungsmail dient der Überprüfung, ob der/die Inhaber/in der E-Mail-Adresse als betroffene Person den Empfang des Newsletters autorisiert hat.

Außerhalb dieses Verfahrens versenden wir Newsletter im Rahmen von bestehenden geschäftlichen Beziehungen. In jedem Newsletter ist eine einfache Abmeldemöglichkeit gegeben.

Bei der Anmeldung zum Newsletter speichern wir ferner die vom Internet-Service-Provider (ISP) vergebene IP-Adresse des von der betroffenen Person zum Zeitpunkt der Anmeldung verwendeten Computersystems sowie das Datum und die Uhrzeit der Anmeldung. Die Erhebung dieser Daten ist erforderlich, um den (möglichen) Missbrauch der E-Mail-Adresse einer betroffenen Person zu einem späteren Zeitpunkt nachvollziehen zu können und dient deshalb der rechtlichen Absicherung des für die Verarbeitung Verantwortlichen.

Die im Rahmen einer Anmeldung zum Newsletter erhobenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich zum Versand unseres Newsletters verwendet. Ferner könnten Abonnenten des Newsletters per E-Mail informiert werden, sofern dies für den Betrieb des Newsletter-Dienstes oder eine diesbezügliche Registrierung erforderlich ist, wie dies im Falle von Änderungen am Newsletterangebot oder bei der Veränderung der technischen Gegebenheiten der Fall sein könnte. Es erfolgt keine Weitergabe der im Rahmen des Newsletter-Dienstes erhobenen personenbezogenen Daten an Dritte. Das Abonnement unseres Newsletters kann durch die betroffene Person jederzeit gekündigt werden. Die Einwilligung in die Speicherung personenbezogener Daten, die die betroffene Person uns für den Newsletterversand erteilt hat, kann jederzeit widerrufen werden. Zum Zwecke des Widerrufs der Einwilligung findet sich in jedem Newsletter ein entsprechender Link. Ferner besteht die Möglichkeit, sich jederzeit auch direkt auf der Internetseite des für die Verarbeitung Verantwortlichen vom Newsletterversand abzumelden oder dies dem für die Verarbeitung Verantwortlichen auf andere Weise mitzuteilen.

Newsletter-Tracking

Die Newsletter von willms.parner enthalten sogenannte Zählpixel. Ein Zählpixel ist eine Miniaturgrafik, die in solche E-Mails eingebettet wird, welche im HTML-Format versendet werden, um eine Logdatei-Aufzeichnung und eine Logdatei-Analyse zu ermöglichen. Dadurch kann eine statistische Auswertung des Erfolges oder Misserfolges von Online-Marketing-Kampagnen durchgeführt werden. Anhand des eingebetteten Zählpixels können wir erkennen, ob und wann eine E-Mail von einer betroffenen Person geöffnet wurde und welche in der E-Mail befindlichen Links von der betroffenen Person aufgerufen wurden.

Solche über die in den Newslettern enthaltenen Zählpixel erhobenen personenbezogenen Daten, werden von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen gespeichert und ausgewertet, um den Newsletterversand zu optimieren und den Inhalt zukünftiger Newsletter noch besser den Interessen der betroffenen Person anzupassen. Diese personenbezogenen Daten werden nicht an Dritte weitergegeben. Betroffene Personen sind jederzeit berechtigt, die diesbezügliche gesonderte, über das Double-Opt-In-Verfahren abgegebene Einwilligungserklärung zu widerrufen. Nach einem Widerruf werden diese personenbezogenen Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen gelöscht. Eine Abmeldung vom Erhalt des Newsletters deuten wir automatisch als Widerruf.

Newsletter Versand

Der Versand der Newsletter erfolgt mittels Sendgrid, einer Newsletterversandplattform des Unternehmens: Twilio Germany GmbH ( Unter den Linden 10, 10117 Berlin). Die E-Mail-Adressen unserer Newsletter-Empfänger/innen, als auch deren weitere, im Rahmen dieser Hinweise beschriebenen Daten, werden auf den Servern von Twilio gespeichert. Twilio verwendet diese Informationen zum Versand und zur Auswertung der Newsletter in unserem Auftrag. Des Weiteren kann Twilio nach eigenen Informationen diese Daten zur Optimierung oder Verbesserung der eigenen Services nutzen, z.B. zur technischen Optimierung des Versandes und der Darstellung der Newsletter oder für wirtschaftliche Zwecke, um zu bestimmen aus welchen Ländern die Empfänger kommen. Twilio nutzt die Daten unserer Newsletter-Empfänger jedoch nicht, um diese selbst anzuschreiben oder an Dritte weiterzugeben.

Twilio ist unter dem EU-US Privacy Shield und Swiss - U.S. Privacy Shield zertifiziert und hat sich verpflichtet, die Bestimmungen der DSGVO einzuhalten. Die Maßnahmen, welche zur Sicherheit der Daten ergriffen wurden können hier eingesehen werden: https://www.twilio.com/en-us/privacy

Wir nutzen das Tool „Zoom“, um Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinare durchzuführen (nachfolgend: „Online-Meetings“). „Zoom“ ist ein Service der Zoom Video Communications, Inc., die ihren Sitz in den USA hat.

Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen. Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben. Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Website von „Zoom“ finden.

Wir verwenden „Zoom“, um „Online-Meetings“ durchzuführen. Wenn wir „Online-Meetings“ aufzeichnen wollen, werden wir Ihnen das im Vorwege transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um eine Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der „Zoom“-App angezeigt.

Wenn es für die Zwecke der Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren. Das wird jedoch in der Regel nicht der Fall sein.

Im Falle von Webinaren können wir für Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung von Webinaren auch die gestellten Fragen von Webinar-Teilnehmenden verarbeiten.

Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu 12 Monate bei „Zoom“ gespeichert werden.

Welche Daten werden verarbeitet?

Bei der Nutzung von „Zoom“ werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie vor bzw. bei der Teilnahme an einem „Online-Meeting“ machen.

Folgende personenbezogene Daten sind Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Teilnahme an „Online-Meetings“ verarbeitet werden, werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht gerade zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“ wie auch bei persönlichen Besprechungstreffen häufig gerade dazu dienen, um Informationen mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Weitere Empfänger: Der Anbieter von „Zoom“ erhält notwendigerweise Kenntnis von den o.g. Daten, soweit dies im Rahmen unseres Auftragsverarbeitungsvertrages mit „Zoom“ vorgesehen ist.

Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

„Zoom“ ist ein Dienst, der von einem Anbieter aus den USA erbracht wird. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit dem Anbieter von „Zoom“ einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert. Als ergänzende Schutzmaßnahmen haben wir ferner unsere Zoom-Konfiguration so vorgenommen, dass für die Durchführung von „Online-Meetings“ nur Rechenzentren in der EU, dem EWR bzw. sicheren Drittstaaten wie z.B. Kanada oder Japan genutzt werden.